La matriz Eisenhower es una herramienta de gestión que orienta el proceso de priorización y planificación de tareas permitiendo así liberar tiempo y esfuerzo en aquello que no contribuye significativamente a los objetivos propuestos, tiene la finalidad de orientarnos a lo que realmente importa tal como lo señala la máxima repetida en nuestra alma máter “a lo principal lo máximo, a lo secundario lo necesario.”

05 de junio de 1944–Dwight D. Eisenhower habla con los paracaidistas de la 101ª división aerotransportada, previo al asalto durante la invasión a Normandía en la Segunda Guerra Mundial

La matriz Eisenhower lleva su nombre por Dwight D. Eisenhower, general de cinco estrellas en el Ejército de los Estados Unidos, comandante supremo de las fuerzas aliadas en Europa en la Segunda Guerra Mundial, presidente de la Universidad de Columbia (EE.UU.), primer comandante supremo de las fuerzas de las OTAN y presidente de los Estados Unidos durante dos mandatos (1953-1961), son algunos de los cargos más importantes que este militar y político ocupó en su destacada trayectoria.

Pero Dwight D. Eisenhower ha pasado a la historia no solamente como un gran estratega, militar y político; también se le debe reconocer su gran capacidad de planificar y gestionar grandes tareas, como quedara demostrado en 1944, al dirigir como comandante supremo de las fuerzas expedicionarias la mayor invasión anfibia y aerotransportada de la historia de la guerra, la operación Overlord y que permitió a las tropas aliadas desembarcar en Normandía (Francia), para posteriormente dirigirse hacia Alemania durante la Segunda Guerra Mundial.

Esa reconocida habilidad de organización y planificación de sus tareas se basa en dos conceptos fundamentales, estos son la urgencia y la importancia, los cuales fueron plasmados en una sus frases celebres, cuando en 1954 visitó la Universidad Northwestern (EE.UU.), donde señaló “tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes” posteriormente agregaría “lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente.” Incluso Eisenhower iría más allá, cuando en 1957 declaró en una conferencia “los planes no valen nada, la planificación lo es todo”¹ demostrado la relevancia que le brindaba a la planificación sobre otras materias. Todos estos conceptos forjarían lo que en la actualidad se conoce como la matriz Eisenhower, haciendo una especial mención a Stephen R. Covey que en su famoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, se refiere a ella como “la matriz de la administración del tiempo” contribuyendo a la popularización de este método.

Stephen R. Covey (1932-2012), autor del libro Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, se refiere a la matriz Eisenhower como “matriz de la administración del tiempo”

Lo importante y lo urgente en la matriz de Eisenhower

Algo es importante cuando contribuye o afecta directa y significativamente a los objetivos previamente definidos, constituyéndose en un concepto relativo y que varía en cada organización o persona según corresponda.

Algo es urgente cuando requiere atención en el más breve plazo posible. La urgencia tiene que ver con la temporalidad de la tarea, las cosas urgentes actúan sobre nosotros y por lo general son muy llamativas, nos presionan y reclaman acción.

¿Cómo utilizar la matriz, priorizando los cuadrantes?

Debemos comenzar identificando cuáles son las tareas o acciones que debemos realizar, debemos tener claro de antemano cuáles son los objetivos que nos hemos propuesto y posteriormente deberemos ubicarlos en algunos de los cuadrantes de la matriz, guiándonos por las variables de urgencia e importancia, tal como se menciona a continuación:

• Cuadrante I: La esquina superior izquierda es para tareas que son urgentes e importantes; estas se relacionan directa y significativamente con los objetivos propuestos y reclaman atención inmediata para su cumplimiento. Por lo general las actividades de este cuadrante se denominan crisis o problemas. Los administradores de crisis son personas orientadas a solucionar problemas y tienden a trabajar al borde de los plazos y bajo condiciones de estrés mayor. El estar permanentemente en este cuadrante agota y nos puede desviar de la necesaria planificación, lo que nos debe llevar a preguntarnos ¿podría haber evitado la urgencia de mis tareas con una debida planificación?
• Cuadrante II: La esquina superior derecha es para tareas que son importantes, pero no urgentes. Estas son tareas clave para alcanzar nuestros objetivos, pero, no necesariamente deben ser ejecutadas de inmediato. Para ello es importante contar con la iniciativa y planificar su ejecución, en lo posible, con fecha y hora definida. Este cuadrante es el que nos permite trabajar en forma planificada reduciendo las situaciones de estrés innecesarias.
• Cuadrante III: La esquina inferior izquierda es para tareas urgentes pero no importantes. Estas tareas no son necesariamente fundamentales para alcanzar nuestros objetivos principales, pero deben ser efectuadas a la brevedad objeto no se conviertan en una interferencia futura; además, representan una excelente oportunidad para delegar y fortalecer el trabajo en equipo.

• Cuadrante IV:  Finalmente, la esquina inferior derecha es para tareas que no son urgentes y no son importantes. Se debe comenzar por eliminar las tareas obsoletas. Para las tareas restantes, debemos determinar si el aplazamiento es la decisión correcta evaluando el impacto negativo y la reversibilidad de las consecuencias. También podemos explorar si algunas de estas tareas pueden ser de ejecución rápida, completándolas con un esfuerzo reducido y sin que estas interfieran considerablemente en nuestro desempeño.

Algunas recomendaciones

Para llevar a cabo la planificación y gestión de tareas en la matriz de Eisenhower, no se requieren elementos costosos o difíciles de conseguir, puede bastar una pizarra, una agenda, alguna planilla digital, etc. Sin embargo, en la actualidad es posible encontrar aplicaciones (app) para dispositivos fijos y móviles basadas en esta matriz que al ser multiplataforma hacen posible, por ejemplo, ingresar tareas desde un computador de escritorio o en un ordenador portátil y continuar trabajando en un teléfono inteligente o en una tableta y viceversa, asegurándonos que todo estará perfectamente sincronizando haciendo mucho más simple su operación y control.

Conclusiones

La matriz Eisenhower o matriz de la administración del tiempo, es una efectiva herramienta de gestión que orienta el proceso de priorización y planificación de tareas basada en las variables de urgencia e importancia, esas mismas que siguió y aplicó el reconocido Dwight D. Eisenhower y de quien derivó su nombre. Su correcta aplicación nos permite orientar nuestro tiempo y esfuerzo en los objetivos previamente establecidos por una organización o persona según corresponda.

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BIBLIOGRAFÍA:

1. Vasiliy Ivanov (2020). Reduce Chaos As A Business Leader By Using The Eisenhower Matrix. Revista Forbes (EE.UU.).(19/09/2020). https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2020/08/24/reduce-chaos-as-a-business-leader-byusing-the-eisenhower-matrix/#53d3c08964e0
2. The Eisenhower Presidential Library, Museum, and Boyhood Home (2020). The Eisenhowers Quotes (Anecdotes). The U.S. National Archives and Records Administration. (10/09/2020). https://www.eisenhowerlibrary.gov/media/3860
3. Thomas C. Reeves (2020). Dwight D. Eisenhower president of United States. Encyclopædia Britannica. (20/09/2020). https://www.britannica.com/biography/Dwight-D-Eisenhower
4. Stephen R. Covey (2011). Los siete hábitos de la gente altamente efectiva. Buenos Aires (Argentina). Editorial Paidos Plural.
5. John D. Stoll (2020). For Businesses to Rebuild, the Important Must Be the Urgent. 19/09/2020. The Wall Street Journal (EE.UU). https://www.wsj.com/articles/for-businesses-to-rebuild-the-important-must-be-the-urgent-11591975891?mod=searchresults&page=1&pos=1
6. José Mendiola (2014). La ‘caja de Eisenhower’, o cómo un método de gestión militar acabó en el iPhone. Diario Confidencial (España).19/09/2020. https://www.elconfidencial.com/tecnologia/2014-05-04/la-caja-de-eisenhower-o-como-un-metodo-degestion-militar-acabo-en-el-iphone_124237/
7. Bryan Collins (2018). Use This Former President’s Productivity Secret To Tame Your To-Do List. Revista Forbes (EE.UU). 19/09/2020. https://www.forbes.com/sites/bryancollinseurope/2018/11/08/use-this-former-presidents-productivity-secret-totame-your-to-do-list/#24d2acc6695d.