En general, organizaciones civiles y estatales deben poseer bienes y servicios para poder cumplir con sus objetivos principales, por lo cual deben contar con almacenes. Para su correcto desarrollo debe existir un control de lo que se posee dentro de ellos, optando por la búsqueda de implementar métodos y herramientas los cuales logren facilitar la tarea de control. Es por lo que cuentan con inventarios, los cuales se pueden definir como “contenidos de bienes que las empresas tienen” (Gestión de Inventarios. COML0210 - Antonia Cruz Fernández - Google Libros, n.d.). Estos inventarios están regulados según el volumen de aprovisionamiento y distribución que posea la organización, además de estar agrupados por características similares, por lo que los almacenes deben estar adaptados para poder almacenarlos según sus necesidades. El hecho de tener inventarios permite principalmente reducir los costos de adquirir el material, mantener un stock de seguridad en caso de que se requiera y tener un precio fijo del producto al momento de ser requerido.

Existen variables que afectan a los inventarios. Principalmente podemos encontrar tres: el tiempo; ya que el nivel de inventarios de un producto estará regulado por los tiempos que se demorará el proveedor en entregarlo, no es lo mismo adquirir un producto desde el extranjero en relación a un proveedor local; la demanda de ese bien, lo cual establecerá los niveles que necesito de ese producto. En el caso de la Armada, por ejemplo, se debe contar con un stock alto de víveres a nivel general, ya que son los ítems de mayor salida dentro de un Centro de Abastecimiento; como tercera variable está regulada por los costos, ya que las posibilidades de cubrir la demanda siempre son limitadas, por lo que se le debe dar mayor importancia a los bienes de mayor necesidad para la organización.

Bajo este contexto y de forma transversal en la cadena de abastecimiento, debe existir un correcto control de estos activos, el cual se definirá como una herramienta para “poder llevar una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen un patrimonio, de una empresa o persona” (Johanna González Andrés Felipe Aristizábal et al., n.d.).

Procedimiento actual

Los Centros de Abastecimiento para el control y detección del material dentro de sus almacenes realiza constantemente y de acuerdo con una planificación anual, toma de Inventarios Rotativos del material, los cuales consisten en el conteo de los ítems que se encuentran inventariados en el almacén en un porcentaje o en su totalidad, según la periodicidad y necesidad que tenga este almacén de ser revistado, por las características del material o bien, por las instrucciones que el mando imparta.

Según su definición extraída del Manual de Procedimientos Tratado 7 capítulo 01, se puede establecer esta tarea como “un recuento permanente de los artículos existentes en los almacenes o pañoles de acopio y servicio en una fecha determinada y consiste en la comprobación del saldo físico real con los contenidos en SALINO"¹(MAPRO², 2009). El objetivo principal de ello es poder detectar diferencias, las cuales deben estar justificadas y ser las menores posibles, por lo cual esta toma de inventarios se debe realizar a lo menos una vez al año, pudiendo realizarse sin previo aviso, a un grupo o a la totalidad de ítems que se contienen en el almacén. En caso de presentar observaciones, estas se pueden corregir, regularizando su existencia en el sistema, lo cual es potestad del Jefe del Centro de Abastecimiento.

Dicha responsabilidad de realizar esta tarea de control recae en la figura del Interventor, el cual forma un equipo de trabajo donde determina el universo de ítems a contar, estableciendo una hoja de conteo, la cual es el documento extraído del sistema con los ítems a revistar y sus cantidades, esta hoja debe ser llenada de forma manual por su equipo de trabajo, estableciendo observaciones en caso de que las hubiese, con los saldos físicos y los saldos que el sistema refleja.

Normas internacionales

Según lo que entregan las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS), el control interno “es responsabilidad de la administración, e incluye actividades necesarias de acuerdo con la entidad como son la valorización del riesgo de la entidad, actividades de control y monitoreo de los controles, para descubrir errores, ineficiencias, desviaciones de políticas establecidas o fraude” (Normas Internacionales de Auditoría Material de Apoyo, n.d.). Estas normas internacionales se dividen según los rasgos de los elementos a auditar, para lo cual en este caso analizaremos la Norma Internacional de Autoría Nro. 530, la cual “Trata de la utilización por parte del auditor del muestreo estadístico y no estadístico para diseñar y seleccionar la muestra de auditoría, realizando pruebas a los controles y de detalle, así como para evaluar los resultados de la muestra” (Quesada Zudaire Circularización Web, n.d.). Para entender esto con mayor detalle, el auditor debe desarrollar los siguientes conceptos:

O    Muestro de auditoría: Porcentaje de la partida dentro de la población total de ítems a auditar, para poder establecer una base razonable a observar.

O    Población: Conjunto de ítems a auditar.

O    Riesgo del muestreo: Probabilidad de tener errores solo por revistar un muestreo del total de ítems y no su población total, lo cual puede producir llevar a conclusiones erróneas.

O    Anomalía: Presencia de un error, en este caso sería obtener una diferencia entre los saldos físicos y los saldos obtenidos en el sistema.

O    Unidad de muestreo: Elementos individuales que se pueden auditar.

O    Estratificación: Subdivisiones que se pueden considerar a la hora de auditar, lo cual puede estar dado en este caso por las características de los ítems.

O    Error tolerable: Monto que se establece por el auditor como permitido dentro de los ítems. En este caso debe ser tendiente a cero y en caso de que no, debe estar respaldado por una causa.

O    Tasa tolerable de desviación: Tasa porcentual la cual tiene relación con el monto establecido a tolerar dentro del universo completo de los elementos revistados.

Problemas identificados en la toma de inventarios

Se utilizó un estudio realizado al Hipermercado Tottus en sus inicios en Perú, donde se detectó que “los deficientes y nulos controles de inventarios en los supermercados han generado que las pérdidas económicas vayan en aumento, generando ello no tener un control financiero adecuado” (Alfredo & Caballero, 2017). En este estudio se identificaron las siguientes causas y los efectos que pueden producir:

O    Desconocimiento de los productos a inventariar: Esto produce errores en la toma de inventarios.

O    Deficientes procedimientos para realizar la toma de inventarios: Produce que la reposición de los productos en la tienda sea ineficiente, al desconocer la cantidad de ítems con los cuales se cuentan. Genera también con ello que los tiempos en realizar una toma de inventario sean muy largos, saturando además al personal por no contar con las herramientas de poder realizar esto de la forma más eficiente.

O    Registros manuales de inventarios: Produce demoras en identificar las diferencias de lo contado, en relación con el stock que se encuentra en sistema debido a los tiempos que se demora en constatar la información.

O    Falta de equipos lectores de códigos de barras para realizar la toma de inventarios: Genera compras inadecuadas sobre algunos productos y sobre stock de los productos por no conocer las cantidades físicas que se almacenan.

O    Deficiente distribución del personal: Genera un mal desarrollo de las tareas a desarrollarse dentro de la empresa, además de contar con personal que no está debidamente capacitado, generando errores en la toma de inventarios.

Este estudio es de gran ayuda al momento de relacionar los problemas que presenta esta empresa con los problemas que se dan hoy en día con la toma de inventarios en los Centros de Abastecimiento, ya que son muy similares, produciendo los siguientes efectos:

O    Desconocimiento de los productos a inventariar: En los almacenes de acopio de los Centros de Abastecimiento existe material que por su gran cantidad de años que se encuentran almacenados, presenta problemas en su rotulación, entregando números de stock erróneos y con ellos al momento de buscarlos en sistema entrega información de un ítem el cual no corresponde, y si el servidor que realiza este muestreo no logra detectarlo, produce diferencias en el inventario.

O    Deficientes procedimientos para realizar la toma de inventarios: Si bien la institución presenta un procedimiento normado en el MAPRO, los pasos a seguir para el cumplimiento de esta tarea no son los más amigables para el usuario, debido al uso del Sistema Salino, que no es similar al usado día a día como Windows o Mac, lo cual puede producir en el usuario confusión en los pasos de seguir a la hora de sacar una Hoja de Inventario a revistar o al momento de ingresar estos datos al sistema. Además, los tiempos en que el contador tiene desde el momento que emite la hoja de conteo, pasa revista, establece las diferencias, las informa y ajusta en caso de que corresponda, debe ser lo más breve posible, debido a que los movimientos tanto de ingreso o egresos de ítems insertos en el almacén, como son las ventas de las unidades y reparticiones o las transferencias, deben ser los menores posibles, ya que puede producir errores en el muestreo.

O    Registros manuales de inventario: Al momento de revistar los ítems, no se cuentan con las herramientas tecnológicas necesarias para poder realizar esto de la forma más eficiente, al utilizar solamente una Hoja de Conteo de los ítems ingresados en el almacén de acopio.

O    Falta de equipos de códigos de barras: No se cuentan con estos elementos en el almacén, lo que genera que los contadores deban realizar las tareas de conteo a través de los números de stock. Además, no se cuenta con un sistema que permita establecer un puente con la información ingresada de los códigos de los ítems del almacén, con los ítems físicos que se almacenan. Es por ello por lo que no solo se necesita el equipo propiamente tal, sino también el sistema que permita poder revistar de esta forma.

O    Deficiente distribución del personal: Por lo general, los contadores que componen el departamento de Interventores de los Centros de Abastecimiento, además de ser limitados debido a las necesidades de contar con estas personas para otros roles, no poseen los conocimientos previos para la toma de revistas y se deben capacitar una vez les toca realizar esta función.

Herramientas tecnológicas emergentes

Tecnología RFID:

Llamado Radio Frequency Identification, “es una tecnología de punta para la completa identificación de objetivos de cualquier tipo que permite una rápida captura de datos de los ítems de manera automática mediante radiofrecuencias. Una etiqueta RFID es un dispositivo pequeño del tamaño de una cabeza de alfiler que puede colocarse en cualquier producto, desde latas de sopa a zapatos deportivos, animales o personas” (Universidad de Chile, Facultad de Economía y Negocios Escuela de Economía y Administración, Aplicaciones Del RFID Como Herramienta Para El Proceso de Marketing, n.d.). Para ello se utiliza un chip que funciona como etiqueta de estos RFID, los cuales almacenan información asociada, generalmente a un número de serie, que es leído por medio de antenas receptoras sin la necesidad de contacto físico. Estas antenas utilizando radiofrecuencias emiten energía constantemente, siendo captada por el chip, el cual utiliza esta energía para activar sus sistemas internos reconociendo la información captada y luego transmitiendola.

Los beneficios de esta tecnología son múltiples, los cuales dependerán de la necesidad requerida. Llevado a la realidad de las tomas de inventario, este puede permitir lo siguiente:

O    Controles de acceso de las entradas de salidas de ítems dentro del almacén, lo cual permitirá conocer cuanta es la cantidad de ítems que componen el inventario sin la necesidad de ser revistado frecuentemente.

O    Poder rebajar ítems solo con pasarla por los lectores de radiofrecuencia permitirá confiabilidad de que no se está rebajando otro producto, lo cual ocurre en los Centros de Abastecimiento cuando el encargado se equivoca de numero de stock del ítem, rebajando otro producto.

O    Disminución de los tiempos en las revistas de conteo, debido a que no será necesario ingresar de forma manual la cantidad observada en relación con la cantidad que se encuentra por sistema, y que esta tarea la facilitará los códigos RFID.

O    Posibilidad de ingresar información adicional al ítem, lo cual nos permitirá conocer de forma sencilla si el elemento solicitado podrá ser, por ejemplo, la parte o pieza a necesitar de una pieza o equipo.

Las desventajas de este sistema están ligadas a que debe contar con sistemas sofisticados para la gestión de la información que entrega, lo cual puede contraponerse por el sistema utilizado actualmente por la institución. Se cree además que esta tecnología vulnera la seguridad de los usuarios, al pensar que solo considera un emisor de radiofrecuencias para captar el producto, pero ello no es así, ya que el alcance que poseen estos códigos RFID son a lo más 10 metros de alcance.

Tecnología Códigos de Barras y Códigos QR:

Bajo su definición es “El código de barras es una etiqueta electrónica, pegada a los productos o contenedores, que proporciona información tal como origen, destino, tipo de producto, información de factura, entre otros aspectos claves en la identificación del producto” (Espinal et al., 2010). Lo anterior permite utilizar tecnología en la toma de inventarios, ya que estos códigos nos permiten realizar toma de inventarios de forma manual. Para la captación de esta información requerirá de un lector o scanner, el cual es un aparato que emitirá un rayo de luz el cual captará la información del código.

Los beneficios que nos permite esta tecnología son similares a los códigos RFID, con la diferencia que la facilidad de emitir códigos de barras es mayor, pero la durabilidad de estos es menor debido a que se pueden desgastar por factores como la humedad. Además, el código de barras requiere un contacto directo con el lector, no así el código RFID.

Realizando una comparación entre ambas tecnologías se puede establecer lo siguiente.

Los códigos QR, son la evolución de los códigos de barras, ya que estos se pueden definir como “un código bidimensional inventado y desarrollado en 1994 por Denso Wave Incorporated, el cual da respuesta a la necesidad creciente de contar con códigos de mayor capacidad de información” (Camacho Cerdas, n.d.). Además, estos pueden almacenar más información que los códigos de barras y pueden ser captados a través de un teléfono inteligente, sin la necesidad de contar con un scanner.

Comentarios finales

Es de relevante importancia un correcto control de los inventarios en los almacenes de acopio en los Centros de Abastecimiento. Los recursos son escasos y las necesidades son ilimitadas. La necesidad además de obtener información fidedigna en el menor tiempo posible también es otra variable de gran importancia hoy en día y es el enfoque en el cual debemos llevar el Abastecimiento Naval.

Si bien la experiencia y la trayectoria que han tenido las tomas de inventarios a lo largo de la historia de la logística institucional han demostrado un correcto manejo de los recursos, debemos buscar el perfeccionamiento por medio de la inserción de nuevas tecnologías emergentes para lograr liberar la carga laboral que debe desarrollar el personal que efectúa estas revistas y generar confianza en la información que obtenemos. Además, debemos considerar las normas internacionales, por lo que los procedimientos actuales deben estar respaldadas bajo estos estándares.

LISTA DE REFERENCIAS

Alfredo, O., & Caballero, C. (2017). “DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA PARA GESTIONAR LA TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS, MEDIANTE LA LECTURA DE CÓDIGOS DE BARRAS PARA HIPERMERCADO TOTTUS” Bachiller.

Camacho Cerdas, S. (n.d.). APLICABILIDAD DEL CÓDIGO QR COMO SOPORTE DEL MANEJO DE INVENTARIOS EN LA INDUSTRIA AERONÁUTICA.

Espinal, A. C., Álvarez López, C. E., & Gómez Montoya, R. A. (2010). Sistemas de identificación por radiofrecuencia, código de barras y su relación con la gestión de la cadena de suministro. Estudios Gerenciales, 26(116), 115–141. https://doi.org/10.1016/S0123-5923(10)70126-1

Gestión de inventarios. COML0210 - Antonia Cruz Fernández - Google Libros. (n.d.). Retrieved May 5, 2022.

Johanna González Andrés Felipe Aristizábal, L., Ciencias Administración Medellín, F. de, & José Mauricio Serna Hernández Leidy Johanna González, A. (n.d.). SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO AUTORES JOSÉ MAURICIO SERNA HERNÁNDEZ Contenido.

Normas Internacionales de Auditoría Material de Apoyo. (n.d.). Retrieved May 5, 2022, from www.auditool.org

Quesada Zudaire Circularización Web, G. (n.d.). NIA 530 Muestreo de Auditoría. Retrieved May 5, 2022, from www.asdaudit.com

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE ECONOMÍA Y NEGOCIOS Escuela de Economía y Administración Aplicaciones del RFID como herramienta para el proceso de Marketing. (n.d.).

Manual de Procedimientos de la Armada. Tratado 7 capítulo 01. Toma de Inventarios Rotativos.