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Gestión documental. Cómo superar la cascada de los salmones

Gestión documental. Cómo superar la cascada de los salmones

  • SUSANA IDUYA GUERRERO

By SUSANA IDUYA GUERRERO

  • Received at: 03/08/2023
  • Published at: 31/12/2023. Visto 317 veces.
  • Abstract (spanish):

    Tradicionalmente, las organizaciones han almacenado su producción documental por consideraciones histórico-culturales. Actualmente, además la gestionan porque se considera un recurso estratégico, en tanto sus contenidos aportan elementos claves para desarrollar procesos decisorios cuyos resultados permitan no solo alcanzar una mayor eficiencia y eficacia operativa, sino también sus metas de largo plazo. Los registros de una Institución con más de dos siglos de historia son una fuente enorme de información y un repositorio de experiencias invaluable.

  • Keywords (spanish): innovación, gestión, Registro, documento, archivo.
  • Abstract:

    Customarily, organizations have stored their documents for historical and cultural reasons. Nowadays, they also manage them because they are considered a strategic resource, since its contents provide key elements for decision-making processes whose results allow them not only to achieve greater operational efficiency and effectiveness, but also reach their long-term goals. The archives of our Navy, an institution with more than two centuries of history are an enormous source of information and an invaluable repository of experiences.

  • Keywords: management, Innovation, innovation, Documents, files, records.

Registrar las vivencias que conforman el nutrido acontecer del marino de guerra es una tradición naval tan arraigada como valiosa. Gracias a ella la Armada cuenta con un inestimable acervo cultural, plasmado en muchos tipos de documentos tales como bitácoras, historiales, libros de experiencias y de cámara, junto a partes de viaje, de actividades, sumarios administrativos, informes, revistas y anuarios, entre otros. Asimismo, memorias, diarios, cuentos y novelas. Ciertamente, todos ellos contribuyen, de un modo u otro, a la formación de todos aquellos jóvenes que asumen el desafío de seguir su vocación y servir a la patria en un ambiente tan exigente como el mar.

Hasta mediados del siglo XX, las organizaciones manejaban su producción documental según los criterios archivísticos del siglo XIX, esto es haciéndose cargo del material desde que este pierde su vigencia administrativa y en función del servicio que podría prestar a los historiadores. Sin embargo, las enormes huellas documentales de una serie de acontecimientos determinaron que las maneras en que los archiveros realizaban su labor se vieran superadas. Entonces, su disciplina comenzó a desarrollar un ámbito de trabajo específico que devino en lo que hoy entendemos como gestión documental: el conjunto de normas, técnicas y conocimientos aplicados al tratamiento de los documentos desde su diseño hasta su conservación permanente (Gauchi, 2012, pp.534-535; Cruz Mundet, 2011, p.18). Otras definiciones como la de Michel Roberge (2006) la caracteriza más detalladamente como “el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, al desarrollo, a la implantación y a la evaluación de los sistemas administrativos necesarios, desde la creación de los documentos hasta su destrucción o su transferencia a los archivos” (citado por Gauchi, 2012, p.535).

Hoy por hoy, su alcance es mayor debido a que uno de los efectos de la revolución tecnológica es que la cantidad de información que existe aumenta incesantemente y alcanza una magnitud tal, que es imposible medirla (Cordella, 2010, p.93). Tanto es así que se acuñó el neologismo infoxicación para referirse al fenómeno psicológico desencadenado por la sobrecarga informativa o a la ansiedad causada por la incapacidad de procesar y asimilar esta sobreabundancia de información (Cordella, 2010; Gauchi, 2012; FundeuRAE, 2022).

Las obras del historiador británico Stephen Roskill (1903-1982) sobre la Segunda Guerra Mundial son fundamentales no solo debido a la precisión factual de sus relatos, sino también por su análisis crítico de los hechos que constituyó un gran aporte a la comprensión de estos. Pero existe otro ámbito donde ocupa un lugar igualmente destacado. Roskill realizó una tarea clave al salvaguardar, oportunamente, las fuentes primarias (públicas y privadas), “los papeles” que, además de haber nutrido su notable trabajo, han permitido el trabajo de otros investigadores a través del tiempo (Churchill Archives Centre, 2018).

Diariamente el quehacer de las organizaciones (y también de las personas) se materializa a través de documentos. Usualmente dan cuenta de una actividad, son evidencia de ella y cumplen múltiples propósitos como dar a conocer alguna información, solicitarla, darle curso, acusar recibo de ella, etc., pero también pueden desempeñar un rol crítico en un proceso de cuyas decisiones dependerá el futuro de una organización (Artiles, 2009, p.2). Posteriormente, los conservamos por algún tiempo, mientras conservan su vigencia administrativa; de manera permanente si estimamos que son imprescindibles para la investigación (valor secundario) o, por último, podríamos desecharlos cuando su valía se agotó al realizar su propósito.

En el ámbito de las ciencias sociales se ha reflexionado mucho sobre el significado y alcance del término documento, razón por la cual no solo encontramos innumerables conceptualizaciones, sino también discusiones sobre su naturaleza, objetivos, usos y sus vínculos con términos tales como información y conocimiento. Aunque estos debates resultan muy interesantes no los incluiremos en este espacio porque escapan del objetivo que nos propusimos, bastante más modesto, cual es presentar el propósito de la gestión documental y algunos de sus beneficios, particularmente, en los procesos estratégicos de las organizaciones.

Etimológicamente, la palabra procede del latín documentum, derivado del verbo docere que significa enseñar, instruir sobre algo. Para la Real Academia de la Lengua Española es un “escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”.  También se ha dicho que es un soporte material donde se fija un contenido (Capellades, 2023). Nosotros utilizaremos una noción amplia que lo define como:

entidad de información de carácter único, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad; cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia y soporte de las acciones, decisiones y funciones propias de las organizaciones y de las personas físicas y jurídicas. (Cruz Mundet, 2011, pp. 29-30)

Desde la última década del siglo pasado, aproximadamente, asistimos a una revolución tecnológica y en lo que va del siglo XXI hemos experimentado la incorporación acelerada y masificación de las Tecnologías de la Información (TIC) a la vida cotidiana y el trabajo. Esto ha provocado, entre otros efectos, un aumento explosivo de la información registrada en materialidades muy variadas (Artiles, 2009, pp.1-9).

Según Cordella (2010) “…somos animales informacionales, cuyos deshechos son bytes. Y digo bien, desechos, porque el problema creciente es cómo encontrar algo relevante entre tamaña cantidad de información (datos), es decir, distinguir …qué es lo más significativo y útil ante una determinada circunstancia” (p.95) y no tratar de encontrar todo sobre ella.

En las organizaciones ocurre lo mismo. En la multitud de documentos producidos durante el desarrollo de sus quehaceres cotidianos, se encuentran almacenados unos contenidos que podrían ser muy valiosos; la toma de decisiones críticas, particularmente, respecto de aquellos procesos necesarios para adaptarse a los cambios y demandas que depara el futuro (Pathfinder, 1999, p.136; Gauchi, 2012, pp.532-533).

Allí también podemos encontrar otros elementos que pueden considerarse indispensables para un desempeño exitoso tales como aptitudes, conocimientos técnicos especiales e intuiciones desarrolladas durante la ejecución de las tareas y fuera de ella. Además, las organizaciones tienen una cultura propia que dota de sentido a su quehacer y de la que sus miembros pueden nutrirse a través de diversos soportes. Por ejemplo, textos que utilizan metáforas y analogías comprensibles solo para sus miembros, descripciones o imágenes que retratan prácticas que no existen en otras organizaciones, costumbres únicas plasmadas en diversos tipos de registros, etc. (Gauchi, 2012, p.545; Nonaka y Takeuchi, 1996 citado por Salazar Pereira, 2019, p. 7).

No obstante, se ha reportado que un 52% de los contenidos almacenados nunca se encuentran porque fueron tratados inadecuadamente o porque quien los necesita desconoce dónde están o quién los tiene (Veritas, 2020). Asimismo, que un trabajador dedica, semanalmente, un promedio de seis horas a buscar documentos y ocho a crear informes que los necesitan como fundamento (Software Advice, 2015) y que un 60% del material almacenado podría eliminarse (Gartner, 2014).

Así las cosas, observamos que con frecuencia se desperdician o pierden recursos que tratados adecuadamente podrían ser estratégicos para que la organización alcance sus propósitos más importantes (Artiles, 2009, p. 1) porque se ignora su existencia o fueron inaccesibles en el momento oportuno.

En otras palabras, recolectar, organizar y custodiar un porcentaje elevado de documentos sin integrarlos en una estructura diseñada de acuerdo con los principios del enfoque basado en procesos y de mejora continua, que además promueva, al menos, los criterios que los hacen confiables tales como la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad (Alonso, et al., 2007, p.6), favorece pérdidas irrecuperables de informaciones que podrían ser críticas, en un momento dado e incrementa los riesgos de la organización debido a que, entre otros factores, incluso si estas fueran halladas podrían no ser fiables (Bustelo, 2017, p. 23, 24). Del mismo modo, entorpece su aprovechamiento para otros fines tanto o más importantes que los que les dieron origen (la consultora Gartner ha definido a este fenómeno como dark data) (Gartner, 2014; Gauchi 2012, p. 547; Cantera, 2008, p.94).

Así pues, las organizaciones necesitan coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de sus documentos. Esto significa gestionarlos o realizar las acciones necesarias para transformarlos en un recurso estratégico que contribuya sustantivamente a sus procesos de toma de decisión (Gauchi, pp.533-534, 547).

Dejar de reinventar la rueda

Durante el siglo XIX, la labor de los archiveros se restringió a la custodia de la documentación histórica y su actividad estaba circunscrita a ponerla al servicio de los historiadores. Esta concepción clásica de la archivística dominó la teoría y la práctica profesional de los archiveros hasta que la avalancha documental producida por la Primera Guerra Mundial, las necesidades que surgieron en este ámbito de la crisis económica de los años 30, y fundamentalmente los desafíos planteados por la  Segunda  Guerra  Mundial, respecto de la inquietud por crear las condiciones para que una tragedia como esa no se repitiera, fueron las  que  pusieron de manifiesto la infinitud de problemas aparejados al aumento gigantesco y descontrolado de una masa documental.

Es así como, desde 1950, la archivística comenzó a desarrollar un ámbito de trabajo específico y algunos de sus especialistas evolucionaron, paulatinamente, hacia la idea de gestor de documentos (records management), debido a que su trabajo se enfocaba en los documentos de uso inmediato e intermedio. Así la profesión comenzó a ser concebida, especialmente por la corriente norteamericana, como gestión documental. En ella se conjugan el conjunto de normas, técnicas y conocimientos aplicados al tratamiento de los documentos desde su diseño hasta su conservación permanente y se preocupa de clasificarlos, ordenarlos, describirlos, transferirlos e identificarlos. También los valora, selecciona y determina los criterios para eliminarlos (Cruz Mundet, p. 18). Se le denomina gestión porque aspira a facilitar y enriquecer los procesos de toma de decisión y concurrir a la ejecución de las resoluciones tomadas. Puesto de otro modo, es un conjunto de actividades orientadas a tramitar los asuntos para obtener resultados (Gauchi, pp.534-535).

Este cambio de perspectiva se fundó en el desarrollo de la teoría del ciclo de vida del documento que distingue tres etapas desde su creación o recepción. La primera comprende aquellos que están vigentes en lo administrativo y cuyo uso es elevado (archivos de gestión o activo). Luego, los que siguen activos pero son menos consultados (archivo general o central). En la última se incluyen los documentos caducos o que no están en vigor y cuyo destino puede ser la conservación permanente en el archivo histórico o la destrucción cuando se considera que no poseen valía alguna (Capellades, 2023; Gauchi, p.535).

Como consecuencia de esta transformación profunda, los archivos se convirtieron en recursos estratégicos y, como tales, en un apoyo importante para la realización más eficiente y eficaz de los procesos productivos (Bustelo, 2017, p.22), pero más importante todavía en un pilar fundamental de los procesos de toma de decisión al poner a su disposición todos los recursos de información, especialmente, los generados al interior de la propia organización, y garantizar que son fidedignos. En otras palabras, que han adquirido las características básicas de auténticos, fiables, íntegros y usables “…mediante la aplicación de los pertinentes procesos documentales…” (Bustelo, pp.23-24). Por eso, la gestión documental es transversal. Vincula todas las actividades y otorga una alta prioridad al valor primario del documento, es decir, a la utilidad de su contenido para el quehacer organizacional (Gauchi, 2012, pp.536, 546-550).

A menudo se la identifica con la implementación de soluciones tecnológicas. Así es, idealmente, debido al volumen enorme de documentos producidos por una organización. Pero se puede obtener un cierto grado de control a través de la aplicación de algunas medidas como la determinación de parámetros y protocolos para regularizar el sistema o empleando algunos instrumentos básicos de gestión documental entre los que se cuentan un registro de entrada y salida de documentos, uno de expedientes administrativos y un cuadro de clasificación. Cabe precisar que, en este caso, denominamos expediente administrativo al conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a los objetivos administrativos, así como los pasos necesarios para ejecutarlos. Por su parte, a la estructura que organiza los documentos de manera jerárquica y lógica para permitir su identificación, ordenación y localización, la llamamos cuadro de clasificación (Capellades, 2023).

Sin embargo, la tarea de abordar la organización y vigilancia sistemática de los documentos se realiza mediante sistemas de gestión documental (SGD) en cuya conformación participa un equipo multidisciplinar donde se combinan la organización, la gestión documental y la tecnología. Se trata de desarrollar el conjunto de operaciones y técnicas de la gestión documental, pero integradas en la gestión administrativa general y basadas en el análisis de la producción, tramitación y los valores de los documentos, que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, además de proteger las características estructurales y contextuales del documento con la finalidad de garantizar su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo (Capellades, 2023; Bustelo, 2017; Gauchi, 2012).

Para terminar, quisiéramos subrayar que todas estas acciones tienen como propósito último racionalizar y unificar el tratamiento de los documentos para poner a disposición de los procesos tanto administrativos como estratégicos, en el momento oportuno, información relevante (especialmente aquella generada durante el ejercicio de las tareas que constituyen la razón de ser de la organización) y fidedigna (Capellades, 2023).

Conclusiones

La Armada, debido a una tradición arraigada de registrar sus actividades, cuenta con un inestimable acervo cultural, plasmado en muchos tipos de documentos. Cada uno de ellos es una fuente enorme de información y un repositorio de experiencias invaluable.

La misión de preservar el patrimonio documental para la investigación y difusión de la conciencia marítima nacional se encuentra a cargo del Archivo Histórico de la Armada. En sus dependencias, especialmente diseñadas y acondicionadas para cumplir sus fines, se conservan los documentos cuya antigüedad supera los 25 años. Aunque el Archivo se inauguró en 1997, la preocupación de las autoridades navales por conservar los registros institucionales, debido a que comprendían el gran valor que estos tienen como material de apoyo y consulta (presente y futuro), se remonta al siglo XIX (Silva, 2016, p.75).

Mientras tanto, aquellos que no han cumplido aún los años necesarios para ser depositados en ese espacio son objeto de una serie de disposiciones internas y se custodian en diversos Archivos. En efecto, el Reglamento de Publicaciones y Publicaciones de la Armada (7-20/1 2005) regula una serie de aspectos relativos a la generación, tramitación, registro, control y disposición de su producción documental, pero con unos criterios más cercanos a los principios archivísticos clásicos.

Existen fenómenos muy comunes, en todas las organizaciones, y que son indicios de la ausencia de las herramientas distintivas de la gestión documental. (Figura 13). Solo a modo ilustrativo mencionaremos documentos organizados en carpetas, las idas y vueltas de ellas o escuchar, frecuentemente, frases tales como “…ya te la había dado”, “…no sé dónde está ni quien la tiene…” o “…qué hago con ella…”, etc. Del mismo modo, la necesidad de acceder a la copia de un documento o un exceso de controles en las diferentes fases de tramitación es lo que las ralentiza. También deberíamos sospechar cuando los procesos no están documentados claramente, existen tareas duplicadas, se observan incrementos anuales del volumen de los documentos (en el desarrollo de las mismas actividades) o cuando hay una presencia creciente de documentos que no aportan valor al proceso del cual forman parte. Y, finalmente, cuando se produce un retraso generalizado de las actividades debido a la constante priorización de trámites concretos.

En consecuencia, los archivos contienen una variedad de registros que gestionados apropiadamente pueden convertirse en recursos valiosos para los procesos estratégicos de cualquier organización. Más todavía en una institución como la Armada, cuya historia abarca más de doscientos años y se distingue no solo por registrar sus acciones sino también por salvaguardar los diversos tipos de soportes donde ellos se plasman.

El mundo actual es descrito, frecuentemente, en función del conjunto de cambios producidos por el valor de la información y el conocimiento, sobre todo desde que la revolución tecnológica transformó las formas de su aparición, uso y difusión. En ese contexto, la gestión documental ocupa un lugar de privilegio en tanto crea, mantiene y garantiza información de calidad junto con impedir la pérdida de aquella que podría ser crítica, con el propósito de mejorar los procesos administrativos.

Pero más importante aún, genera las condiciones necesarias para transformarla en un recurso estratégico al permitir procesos de toma de decisión más eficaces y seguros, en tanto pone a su disposición, oportunamente, información relevante y fidedigna.

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