Durante los primeros meses de la crisis social en Chile, muchos trabajadores convirtieron sus casas en sus respectivas oficinas ante las dificultades de traslado. Luego, debido al brote de COVID -19, ocurrió algo similar, ahora como una medida para evitar el contagio del virus.

La crisis sanitaria ha obligado a cambiar varios paradigmas actuales de nuestra sociedad, desde la forma de trabajar hasta la manera de relacionarnos con nuestros camaradas de armas y seres queridos. Es aquí donde la tecnología puede convertirse en un apoyo fundamental para sobrellevar estos tiempos de incertidumbre y en donde su aplicación puede transformarse en un poderoso aliado tanto para las familias como para las instituciones.

Recientemente, el Congreso Nacional aprobó la Ley N° 21.220, publicada en el Diario Oficial el 26 de marzo de 2020. Esta ley que viene a modificar el Código del Trabajo en materia de teletrabajo y trabajo a distancia respecto a beneficios, jornadas laborales y obligaciones, haciendo esta forma de desempeño profesional una realidad en nuestro país.

El desarrollo del presente artículo se basó en las soluciones implementadas por instituciones de la defensa del Reino Unido y Australia, las que fueron obtenidas desde fuentes abiertas y experiencias personales, que se estima pueden servir como guía o ejemplo para mejorar y actualizar algunos procesos laborales en nuestras instituciones.

Teletrabajo en las FF.AA.

Antes de comentar acerca del teletrabajo en las FF.AA., es necesario definir dos conceptos que son similares y que pueden causar confusión.

La Real Academia Española define el teletrabajo como: “Es un trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas”.

Por otra parte, esta misma academia define el trabajo a distancia como:

Trabajo en el que la prestación de la actividad laboral se realice de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por este, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa.

Al comparar ambas definiciones, podemos destacar que el teletrabajo necesita de la tecnología para dar cumplimiento a la carga horaria desde un lugar diferente al habitual. Y por el lado del trabajo a distancia, también nos encontramos con la posibilidad de realizar una actividad profesional en un lugar diferente al tradicional, pero que no necesariamente será lo mismo que se realiza de manera presencial en la respectiva organización. Este artículo no hará referencia al trabajo a distancia, sino que se referirá al uso de la tecnología para la apropiada aplicación del teletrabajo en las FF.AA.

El teletrabajo, de alguna u otra forma, es una realidad en nuestro país y las FF.AA. no han sido la excepción. A mediados del mes de marzo del presente año, el Gobierno de Chile, en línea con las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud (OMS) y la experiencia de países como China, Italia y España, dispuso drásticas medidas para contener el avance del brote del COVID-19. Una de estas medidas fue la aplicación del Estado de Excepción Constitucional (EEC) de Catástrofe que incluyó barreras sanitarias, toque de queda y disminución del personal trabajando en forma simultanea dentro de las reparticiones públicas.

Estas medidas han afectado la capacidad de desplazamiento de las personas a sus lugares de trabajo y han forzado a los mandos a disminuir la cantidad de servidores que se desempeñan de manera presencial en su unidad, disponiendo que el personal remanente realice sus labores desde sus hogares, para poder continuar las actividades productivas y, así, minimizar las posibilidades de contagio.

Es aquí en donde la tecnología puede representar un papel fundamental. Sin la posibilidad de, al menos, poder comunicarnos y trabajar de manera efectiva en documentación institucional y en un ambiente informáticamente seguro fuera de la oficina, los procesos laborales se verán degradados y disminuidos, haciendo que los tiempos requeridos para llevar a cabo un proyecto o finalizar una tarea importante se incrementen.

Al tener la posibilidad de que los servidores públicos puedan ejecutar sus funciones a través del teletrabajo, será necesario definir y establecer normas que permitan su correcta aplicación, tales como horarios, metas, lugares de desempeño, etc., además de la asignación del respectivo terminal de trabajo.

Por otra parte y debido a la necesidad propia de las FF.AA. de realizar algunas de sus tareas en terreno, el teletrabajo no necesariamente podrá ser aplicable a todas. Sin embargo, existe una carga de trabajo administrativo significativo que podría ser ejecutado en un lugar diferente a su repartición, con el uso de la tecnología y sistemas informáticos adecuados.

Teletrabajo en las FF.AA. del Reino Unido

El siguiente es un ejemplo de una solución informática implementada por el Ministerio de Defensa del Reino Unido (MOD por sus siglas en inglés), que permite la ejecución de teletrabajo para los miembros de las FF.AA.

Es importante destacar que este país, al poseer una estructura inherentemente conjunta, cuenta con un sistema informático común a todas las FF.AA. e instituciones relacionadas con la Defensa. Esto permite que todos los usuarios posean sus cuentas de correo electrónico en un mismo dominio y que, tanto el trabajo presencial en la oficina, como fuera de esta, pueda ser realizado de manera segura, dinámica y en un ambiente común.

Al manejar la información digital en un solo dominio, se unifican los controles de seguridad entre todas las organizaciones de las FF.AA. Asimismo, toda la información que los usuarios manejan, queda almacenada en una “nube” común, la que puede ser utilizada y compartida de la forma que se requiera.

Este sistema permite que las personas se conecten a la red desde cualquier lugar, empleando solamente una conexión a internet abierta, utilizando computadores del servicio con altos estándares de seguridad y conectividad.

Esta red informática llamada MODNET, es una evolución de la antigua red Defence Information Infrastructure (DII), que permite a todo el personal que se desempeña en las ramas de la defensa tales como Royal Navy, Royal Air Force y British Army, trabajar en un espacio común y con altos niveles de seguridad.

No es objeto de este artículo analizar en detalle la actual red ni la antigua; sin embargo, se destacará que la plataforma MODNET utiliza el software Microsoft Office 365, lo que será comentado más adelante.

Consiguientemente, el teletrabajo es una herramienta que entrega flexibilidad a los mandos e integrantes del MOD, permitiendo reducir la cantidad de personal físico en las reparticiones, pero manteniendo la capacidad de trabajo y de comunicación entre el servidor y su unidad. Esta modalidad de trabajo no solo es utilizado en épocas de crisis, sino que en cualquier momento que sea requerido, lo que, además, contribuye a compatibilizar la vida familiar con las exigencias que impone el servicio.

Navy People App

Uso de la tecnología en la Royal Australian Navy

En esta sección se comentarán dos aplicaciones tecnológicas que la Royal Australian Navy (RAN) ha adoptado en sus procesos laborales.

• Aplicación para teléfonos móviles Navy People App.
  Para la RAN, la implementación de esta aplicación ha sido uno de los métodos más revolucionarios y novedosos de administración y control de personal del último tiempo. Básicamente, la aplicación Navy People centraliza toda la información divisional, de bienestar, reglamentos ordinarios y órdenes internas de las Unidades y Reparticiones (UU.RR.) en una aplicación móvil, que puede ser utilizada por todos los integrantes de una repartición, a través de un teléfono inteligente o tablet conectado a internet.
  Hoy en día, la gran mayoría de las personas cuentan con teléfonos móviles que pueden descargar este tipo de aplicaciones desde el Apple App Store para iPhone y desde Google Play para teléfonos Android. La aplicación Navy People no tiene costo y solamente se requiere solicitar el acceso a su respectiva UU.RR.
  Otras informaciones que contiene este software son: órdenes diarias, información de reuniones divisionales, planes y recomendaciones de deporte, control del parte diario (a bordo o en tierra), control de la asignación de crédito de vestuario y reglamentos (tenidas, disciplina, etcétera).
  Desde el año 2015, esta aplicación ha permitido a la RAN, de algún modo, acercar aún más la Marina a sus miembros y familias, teniendo la posibilidad de centralizar en esta plataforma, una gran cantidad de información útil, la que antes se encontraba diseminada en varios lugares y con un acceso poco amigable.
• Uso de tablets en el Sea Training Group.
  En la RAN, la organización encargada de entrenar a las unidades a flote es el Sea Training Group (STG). El año 2016, esta repartición adoptó el uso de tablets dentro de sus procesos de entrenamiento. El uso de estos dispositivos móviles ha permitido realizar los informes de los ejercicios de una manera más expedita y ordenada. Del mismo modo, los inspectores pueden compartir información de un dispositivo a otro para redactar las lecciones aprendidas y actualizar los programas de eventos en tiempo real.
  Consiguientemente los inspectores del STG han reemplazado, de manera paulatina, sus computadores portátiles del servicio por estos dispositivos electrónicos pequeños y versátiles. Esto ha permitido mejorar los procesos de planificación, ejecución y análisis de los ejercicios, contribuyendo a emplear de mejor manera el tiempo asignado para realizar coaching y mentoring de calidad, con los sujetos de entrenamiento.

Sea Training Group

Software y plataformas de comunicación remota

En la actualidad existen una serie de soluciones informáticas empresariales y otras orientadas a personas independientes, que permiten realizar teletrabajo y/o compartir información con otros usuarios a través de internet.

Por un lado, podemos mencionar los sistemas de almacenamiento de información a través de internet llamados “nubes”, tales como Dropbox, iCloud, Google Drive o OneDrive, por nombrar algunos.

Por otra parte, el uso de video conferencias para dictar clases, efectuar reuniones o simplemente comunicarnos con otras personas que se encuentran en lugares diferentes, ha aumentado considerablemente en el último tiempo. Para lo anterior, podemos nombrar algunas plataformas tales como ZOOM, Meet o Skype, las que han ayudado a mantener la comunicación y el trabajo en tiempos de distanciamiento social.

En el caso de las aplicaciones empresariales y la experiencia de las FF.AA. del Reino Unido en el uso de un sistema informático común, podemos nombrar Microsoft Office 365.

Office 365 es un sistema que permite crear y compartir documentos de los programas clásicos de oficina, tales como Word, Excel y PowerPoint. La diferencia con el software Office clásico radica en que ahora es posible acceder a todas estas aplicaciones a través de internet o utilizando una red WAN, sin tener la necesidad de cargar el software en los respectivos computadores. En este sentido, las diferentes aplicaciones se mantienen permanentemente actualizadas y disponibles para los usuarios.

Office 365

A las aplicaciones clásicas nombradas anteriormente se agregan, entre otras, Skype, OneDrive y Outlook, que permiten realizar video llamadas, compartir información y utilizar correo electrónico, respectivamente. Para lo anterior, cada miembro posee una casilla de correo que se utiliza tanto para la comunicación interna y externa de la organización y que, además, vendría a ser su nombre de usuario en la red.

La descripción del software anterior no pretende promover una alternativa de solución para el teletrabajo en las FF.AA., sino que persigue demostrar que existen ofertas tecnológicas reales que han dado resultado en otras organizaciones, las que han mejorado la forma en que las personas se desempeñan dentro y fuera de sus lugares de trabajo, otorgando la flexibilidad necesaria para realizar sus funciones desde el lugar físico que sea requerido.

Seguridad Informática

Uno de los principales problemas que enfrentan hoy en día las instituciones de la Defensa y las iniciativas de teletrabajo son los ciberataques. El contraalmirante Leonel Muñoz (2018), menciona en su artículo “Ciberseguridad, un nuevo desafío para Chile”:

Durante los últimos años nuestro país ha recibido ataques a las redes públicas, interfiriendo, en muchas oportunidades, la eficiencia de los servicios del Estado; a pesar de lo anterior, las consecuencias de estas acciones aún no han llegado a un nivel de gravedad que se haga sentir en la vida cotidiana de las personas.

La posibilidad de que estos ataques existan, hace que sea necesario invertir en sistemas de seguridad informática adecuados y robustos, que permitan un uso seguro de las Tecnología de la Información y Comunicaciones (TIC) en beneficio de las instituciones de la Defensa.

El mismo artículo, señala algunas líneas de acción que el Estado de Chile contempla en su planificación en temas de ciberseguridad, de las cuales se destacan las siguientes, para efectos de la aplicación del teletrabajo.

• Fomentar el desarrollo del capital humano y una cultura de ciberseguridad que llegue a todas las capas de la estructura social.
• Fomentar la investigación y el desarrollo de soluciones tecnológicas propias, desarrolladas en Chile, asociadas a la ciberseguridad.
• Desarrollar un marco legal que permita regular el uso responsable del ciberespacio.

Consiguientemente, la cultura de ciberseguridad no solo compete a los mandos, sino que a todos y cada uno de los usuarios de la red. Las personas deben asumir un compromiso real de no divulgar información sensible mientras estén fuera de sus reparticiones. El utilizar computadores con restricciones físicas adecuadas tales como bloqueo de puertos USB y lectores de DVD, permite evitar lo anterior; sin embargo, la responsabilidad personal y el autocontrol son valores fundamentales para mantener la reserva de la información.

Por otra parte, una red con información clasificada y que cuente con una conexión a internet abierta, deberá contar con resistentes medidas de seguridad que permitan evitar ciberataques, fuga de información o incidentes de seguridad. En la actualidad existen soluciones de ciberseguridad que son de común aplicación, pero que requieren de una apropiada asignación de recursos y una constante actualización, tales como: firewalls, cifrado de contraseñas, Virtual Private Network (VPN) y sistemas de seguridad biométrica.

El teletrabajo en las instituciones de la Defensa siempre estará asociado a los posibles riesgos y amenazas virtuales que existen hoy en día, los que deberán ser manejados de manera adecuada para permitir que una cantidad mayor de usuarios puedan realizar sus funciones desde un lugar diferente al habitual.

Conclusiones y reflexiones finales

Tanto la crisis social como el COVID-19 han cambiado la forma en que las personas se comunican y realizan sus actividades laborales en nuestro país. Las FF.AA. no han sido la excepción, y han debido adaptar sus procesos y rutinas de trabajo a esta nueva realidad.

Para lograr un teletrabajo eficiente, el usuario debe contar con las herramientas tecnológicas apropiadas para poder comunicarse y realizar sus actividades con seguridad.

Sin contar con los medios informáticos adecuados para trabajar con archivos en línea, utilizar correo electrónico o realizar video llamadas en un ambiente seguro fuera de la oficina, el teletrabajo no se convertirá en un instrumento capaz de apoyar la gestión de los mandos. Del mismo modo, tampoco se tornará en una opción real y concreta para las personas que requieran ausentarse de la oficina, pero que puedan continuar ejecutado sus labores desde sus hogares.

La tecnología forma parte de nuestras vidas y lo seguirá constituyendo. Las soluciones informáticas pueden ser utilizadas como un aliado en el perfeccionamiento de nuestros procesos productivos y en la forma de llegar a nuestras dotaciones, a través de sus propios dispositivos móviles y el uso de internet abierta.

La ciberseguridad es un tema que compete a toda la jerarquía de la defensa, no solamente a los entes fiscalizadores y mandos respectivos. El trabajo fuera de la oficina requiere de un compromiso especial por parte del usuario, no solo pensando en los horarios de trabajo, sino en el necesidad de mantener la reserva de su trabajo, para evitar la fuga de material clasificado.

Pese a todas las restricciones impuestas por el COVID-19, esta crisis puede ser vista como una oportunidad para optimizar los procesos laborales de nuestras instituciones, mejorar nuestros sistemas informáticos y porque no, migrar hacia un desarrollo de una red común a todas las instituciones relacionadas con la defensa nacional.

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BIBLIOGRAFÍA

1. Peter Gothard. (2016). Ministry of Defence builds MoDNet communications system and ‘autonomous cloud’ platform on Office 365 and Azure. 02 mayo 2020. Computing.
   https://www.computing.co.uk/news/2469977/ministry-of-defence-builds-modnet-communications-system-and-autonomous-cloud-platform-on-microsoft-365-and-azure
2. Department of Defence Australia. (2015). One-stop Navy application now available. 15 abril 2020. Navy Daily.
   https://news.navy.gov.au/en/Aug2015/People/2271/One-stop-Navy-application-now-available.htm#.XoBdu25S_q0
3. Department of Defence Australia. (2016). Sea Training Group embraces innovation and technology. 20 abril 2020. Navy Daily.
   https://news.navy.gov.au/en/Aug2016/Fleet/3135/Sea-Training-Group-embraces-innovation-and-technology.htm#.XpPrzJpS_-Y
4. Leonel Muñoz. (2018). Ciberseguridad, un nuevo desafío para Chile. 21 abril 2020. ANEPE.
   https://www.anepe.cl/ciberseguridad-un-nuevo-desafio-para-chile/